Pomoč
Navodila za pripravo dokumentov, uporabo predlog in izpolnjevanje obrazca.
Prenos predlog
Za hitrejše izpolnjevanje računov lahko prenesete Excelovi predlogi za izdajatelja in kupca. V posamezno predlogo vnesete podatke, ki jih boste pozneje uvozili v obrazec.
Predloga izdajatelja
Prenesite Excelovo predlogo in vanjo vpišite podatke o izdajatelju računa.
Predloga kupca
Prenesite Excelovo predlogo in vanjo vpišite podatke o kupcu.
Za vsakega izdajatelja oziroma kupca pripravite svojo datoteko. Izpolnjeno predlogo shranite v izbrano mapo na računalniku in jo poljubno poimenujte. Tako jo boste lahko uporabili tudi pri naslednjih računih.
Pri izpolnjevanju predlog upoštevajte predvidena polja in možnosti izbire.
Uvoz podatkov
Uvoz podatkov (Excel)
Z istim gumbom lahko uvozite izpolnjeno predlogo izdajatelja, predlogo kupca ali predhodno v Excel shranjene podatke celotnega računa. Podatki se prenesejo v ustrezna polja obrazca.
Uvoz logotipa
Za prikaz na računu v obliki PDF lahko dodate slikovno datoteko z glavo dokumenta ali logotipom izdajatelja.
Program glede na razmerje med širino in višino slike sam določi, ali jo umesti kot glavo dokumenta ali v zgornji desni kot. Za široko glavo je priporočeno razmerje približno 85 : 10, za logotip v zgornjem desnem kotu pa približno 14 : 10. Slika se prilagodi razpoložljivemu prostoru brez spremembe razmerja stranic.
Shranjevanje in brisanje podatkov
Shrani v Excel
Trenutno stanje izpolnjenih podatkov lahko kadar koli shranite v Excelovo datoteko in ga pozneje ponovno uvozite. Za shranjevanje ni treba, da so izpolnjena vsa obvezna polja ali da so vsi podatki pravilni.
Izbriši podatke
Brisanje omogoča odstranitev podatkov posameznega sklopa, dodane slike oziroma logotipa ali celotne vsebine obrazca. Pri brisanju celotne vsebine se odstranijo podatki vseh štirih sklopov in dodana slika.
Izpolnjevanje obrazca
Premikanje med sklopi
Podatki za pripravo računa so razdeljeni v štiri vsebinske sklope: Izdajatelj, Kupec, Račun in Postavke. Med posameznimi sklopi se lahko poljubno premikate s klikom na ustrezni gumb na vrhu obrazca.
Sklopov ni treba izpolnjevati v določenem vrstnem redu. Med izpolnjevanjem se lahko kadar koli vrnete v že obiskani sklop ter dopolnite ali popravite podatke.
Predogled in nadaljevanje postopka
Ko zaključite vnos podatkov, za nadaljevanje izberite gumb Predogled / Izvoz računa. Ta korak je obvezen, saj se pred izvozom dokumenta preverita prisotnost obveznih podatkov in pravilnost njihove vsebine.
Preverjanje podatkov lahko izvedete tudi kadar koli med izpolnjevanjem obrazca. Z gumbom Predogled / Izvoz računa lahko preverite trenutno stanje vnesenih podatkov, nato pa se vrnete v obrazec in nadaljujete izpolnjevanje ali popravljanje podatkov. Pri vračanju v obrazec se vsi predhodno vneseni podatki ohranijo.
Izdajatelj
V tem sklopu vnesete podatke o podjetju oziroma subjektu, ki izdaja dokument. V spodnji preglednici so prikazana pravila za obveznost in preverjanje posameznih polj.
Obvezna prisotnost: DA – podatek je obvezen; NE – ni obvezen; Pogojno – obveznost je odvisna od okoliščin. Kontrola vsebine: DA – preverja se pravilnost vrednosti; NE – dodatnega preverjanja ni; V stolpcu "Pogoj" so dodatna pojasnila o obvezni vsebini.
| Naziv | Obvezna prisotnost | Kontrola vsebine | Pogoj |
|---|---|---|---|
| Naziv podjetja | DA | NE | — |
| Naslov | DA | NE | — |
| Pošta | DA | DA | 4 številke, prva ne sme biti 0 |
| Kraj | DA | NE | — |
| Država | DA | DA | Slovenija |
| Identificiran za DDV | DA | DA | DA ali NE |
| Davčna številka | DA | DA | 8 številk, lahko s predpono SI; prva številka ni 0 |
| Matična številka | DA | DA | 10 številk, prva ne sme biti 0 |
| IBAN | DA | Pogojno | Če se začne s SI: SI56 + 15 številk; presledki se ne upoštevajo |
| SWIFT | NE | NE | — |
| Telefon | NE | NE | — |
| E-pošta | NE | NE | — |
| Račun pripravil | NE | NE | — |
Dodatno pojasnilo: Pri izdajatelju ni dodatnih pogojev za obveznost polj, razen pravil, navedenih v preglednici.
Kupec
V tem sklopu določite vrsto kupca in vnesete njegove podatke. Obveznost nekaterih polj je odvisna od tega, ali je kupec pravna ali fizična oseba.
Obvezna prisotnost: DA – podatek je obvezen; NE – ni obvezen; Pogojno – obveznost je odvisna od okoliščin. Kontrola vsebine: DA – preverja se pravilnost vrednosti; NE – dodatnega preverjanja ni; V stolpcu "Pogoj" so dodatna pojasnila o obvezni vsebini.
| Naziv | Obvezna prisotnost | Kontrola vsebine | Pogoj |
|---|---|---|---|
| Vrsta subjekta | DA | DA | Pravna oseba ali Fizična oseba |
| Naziv podjetja / Ime in priimek | DA | NE | — |
| Naslov | Pogojno | NE | Obvezno za pravno osebo |
| Pošta | Pogojno | DA | Obvezno za pravno osebo; 4 številke, prva ni 0 |
| Kraj | Pogojno | NE | Obvezno za pravno osebo |
| Država | Pogojno | DA | Obvezno za pravno osebo; vrednost Slovenija |
| Identificiran za DDV | Pogojno | DA | Obvezno za pravno osebo; DA ali NE |
| Davčna številka | Pogojno | DA | Obvezno za pravno osebo; 8 številk, lahko s SI; prva številka ni 0 |
| Matična številka | Pogojno | DA | Obvezno za pravno osebo; 10 številk, prva ni 0 |
| IBAN | Pogojno | Pogojno | Obvezno za pravno osebo; če se začne s SI: SI56 + 15 številk |
| SWIFT | NE | NE | — |
| Kontaktna oseba | NE | NE | — |
| Telefon | NE | NE | — |
| E-pošta | NE | NE | — |
Dodatno pojasnilo: Pri fizični osebi so polja, ki so obvezna samo za pravno osebo, neobvezna. Če jih izpolnite, se njihova vsebina kljub temu preveri.
Račun
Vnesite vrsto dokumenta, njegovo številko, datume ter podatke o dobavi in plačilu. Nekatera polja so obvezna le pri določenih vrstah dokumentov ali načinih dobave.
Obvezna prisotnost: DA – podatek je obvezen; NE – ni obvezen; Pogojno – obveznost je odvisna od okoliščin. Kontrola vsebine: DA – preverja se pravilnost vrednosti; NE – dodatnega preverjanja ni; V stolpcu "Pogoj" so dodatna pojasnila o obvezni vsebini.
| Naziv | Obvezna prisotnost | Kontrola vsebine | Pogoj |
|---|---|---|---|
| Vrsta dokumenta | DA | DA | Račun, Dobropis, Storno ali Popravek računa |
| Zaporedna številka | DA | DA | Samo zaporedna številka, brez črk in drugih znakov |
| Navezava na račun | Pogojno | NE | Obvezno, kadar vrsta dokumenta ni Račun |
| Razlog | NE | NE | — |
| Datum računa | DA | DA | Veljaven datum YYYY-MM-DD; pravilno kronološko zaporedje |
| Dobava / izvedba | DA | DA | dogodek ali obdobje |
| Datum začetka | Pogojno | DA | Obvezno pri računu za obdobje; veljaven datum in pravilno zaporedje |
| Datum dobave / izvedbe | Pogojno | DA | Obvezno pri vrsti dokumenta Račun; veljaven datum in pravilno zaporedje |
| Način plačila | DA | DA | Bančno nakazilo, Kartično plačilo, Neposredna bremenitev, Gotovinsko plačilo ali Kompenzacija |
| Valuta | DA | DA | EUR |
| Datum valute | Pogojno | DA | Obvezno pri vrsti dokumenta Račun; veljaven datum in pravilno zaporedje |
| Ref. dokument | NE | NE | — |
| Ref. številka | NE | NE | — |
| Datum ref. dokumenta | NE | NE | — |
Dodatno pojasnilo: Pri datumih se preverjata veljavnost in kronološko zaporedje. Za obdobje velja: začetek ≤ konec ≤ datum računa ≤ datum valute. Za enkratni dogodek velja: datum dobave ≤ datum računa ≤ datum valute. Primerjajo se razpoložljivi veljavni datumi.
Postavke
Za vsako blago ali storitev vnesite ločeno postavko. Izberite vrsto cene in stopnjo DDV ter vnesite količino in ceno. Vpišete samo eno ceno, druga se izračuna avtomatsko.
Obvezna prisotnost: DA – podatek je obvezen; NE – ni obvezen; Pogojno – obveznost je odvisna od okoliščin. Kontrola vsebine: DA – preverja se pravilnost vrednosti; NE – dodatnega preverjanja ni; V stolpcu "Pogoj" so dodatna pojasnila o obvezni vsebini.
| Naziv | Obvezna prisotnost | Kontrola vsebine | Pogoj |
|---|---|---|---|
| Opis | Pogojno | NE | Obvezno pri aktivni postavki |
| Količina | Pogojno | DA | Obvezno pri aktivni postavki; nenegativno decimalno število, vejica ali pika |
| Enota mere | Pogojno | DA | kos, kg, l, m, m2, m3, ura ali mesec |
| DDV % | Pogojno | DA | 22, 9,5 ali Brez DDV |
| Neto / Bruto | Pogojno | DA | neto ali bruto |
| Vnesena cena | Pogojno | DA | Obvezno pri aktivni postavki; nenegativno decimalno število, vejica ali pika |
| Neto cena | Pogojno | Posredno | Prevzame rezultat preverjanja vnesene cene |
| Bruto cena | Pogojno | Posredno | Prevzame rezultat preverjanja vnesene cene |
Dodatno pojasnilo: Postavka se šteje za aktivno, če je izpolnjeno vsaj eno od polj: opis, količina, enota mere ali vnesena cena. Če so vsa štiri prazna, se celotna postavka izloči iz preverjanja.
Predogled
Stran Predogled je namenjena zaključnemu pregledu in preverjanju podatkov pred izvozom računa. V ločenih oknih so prikazani vsi štirje vsebinski sklopi: Izdajatelj, Kupec, Račun in Postavke. Podatki so prikazani natanko tako, kot ste jih vnesli v obrazec za pripravo računa.
Preverjanje pravilnosti podatkov
Če v posameznem polju manjka obvezen podatek ali če vnesena vsebina ne ustreza predpisanim pravilom, se okvir ustreznega prikaznega polja obarva rdeče, ob njem pa se izpiše opis ugotovljene napake. Tako lahko hitro prepoznate podatke, ki jih je treba dopolniti ali popraviti.
Sestavljeni podatki
Na strani je tudi okno Sestavljeni podatki, ki se od drugih razlikuje po temnejšem ozadju. V njem so prikazani podatki, ki jih aplikacija na podlagi vaših vnosov samodejno sestavi ali ustrezno preoblikuje. Ti podatki bodo vključeni v končni račun.
Popravljanje podatkov
Stran Predogled je namenjena izključno pregledovanju podatkov. Neposredno spreminjanje podatkov na tej strani ni mogoče.
Pod vsakim od štirih vsebinskih sklopov je gumb za vrnitev v ustrezni del vnosnega obrazca. Tam lahko podatke dopolnite ali popravite in nato ponovno odprete predogled. Pri vračanju v obrazec se že vneseni podatki ohranijo.
Izvoz dokumentov
Ko so vsi zahtevani podatki pravilno izpolnjeni, lahko račun izvozite z ustreznim gumbom:
- Izvozi PDF – izvoz računa v dokument PDF.
- Izvozi XML – izvoz računa v dokument XML.
- Izvozi PDF / XML – hkratni izvoz obeh dokumentov.
Za kupca, ki je fizična oseba, je omogočen samo izvoz dokumenta PDF. Za izvoz XML so potrebni tudi podatki, ki se pri fizičnih osebah običajno ne navajajo, na primer davčna številka in IBAN.
Izvoz posamezne vrste dokumenta je omogočen le, če so izpolnjeni vsi pogoji zanjo. Gumbi za izvoz, ki ni dovoljen, so sivi in neaktivni. Če aplikacija zazna manjkajoče ali nepravilne podatke, jih je treba najprej popraviti v vnosnem obrazcu. Ko so pogoji izpolnjeni, se ustrezni gumbi aktivirajo.